1. Stammdaten und Empfänger prüfen
Richten Sie die eigene Firma, das Logo und die tatsächlich verwendete Zahlungsadresse ein. Prüfen Sie Kundenadresse, Artikeltexte und die zur Firma passende steuerliche Behandlung. Ein Schweizer QR-Zahlteil ist eine Zahlungsinformation und kein Nachweis für eine bereits ausgeführte Zahlung.
2. Offerte erstellen und Auftrag klären
Beschreiben Sie die Leistung und die vereinbarten Positionen nachvollziehbar. Prüfen Sie Beträge und Bedingungen vor der Ausgabe. Eine angenommene Offerte kann als Grundlage für die Rechnung dienen. In Plus lassen sich Besichtigungen mit Notizen, Positionen und Fotos vorbereiten; ein DSTA-Offertservice wird separat gebucht.
3. Rechnung kontrollieren und ausgeben
Prüfen Sie den Empfänger, die Positionen, das Datum, die Zahlungsfrist und den Gesamtbetrag vor der Ausstellung. Rufen Sie das PDF auf und kontrollieren Sie die tatsächliche Ausgabe. Bewahren Sie das ausgestellte Dokument in Ihrem Firmenbereich auf.
4. Versand und Zahlung auseinanderhalten
Der Versand einer Rechnung ist kein Zahlungseingang. Erfassen beziehungsweise ordnen Sie erhaltene Zahlungen erst anhand eines Nachweises zu. Auch Teilzahlungen ändern nur den tatsächlich beglichenen Betrag. Ein importierter Kontoauszug ist keine permanente E-Banking-Verbindung.
5. Offene Beträge und Korrekturen bearbeiten
Prüfen Sie offene Beträge vor einer Mahnung; Mahnungen werden von Ihnen ausgelöst. Verwenden Sie für notwendige Rechnungskorrekturen den vorgesehenen Gutschrift- und Korrekturablauf. Eine Gutschrift ist keine automatische Rücküberweisung an die Kundschaft.
Welches Paket passt?
Basis und Plus gelten jeweils für eine Firma, einen Zugang und einen aktiven Arbeitsplatz. Die aktuelle Produktseite zeigt die freigegebenen Funktionen und Preise sowie das Erklärvideo. Teamabonnements, automatische Serienrechnungen und zusätzliche Branchenmodule werden hier nicht als vorhandene Funktionen angeboten.