Beginnen Sie bei Ihren häufigsten Dokumenten
Legen Sie vor der Softwareauswahl drei typische Vorgänge aus Ihrem Betrieb nebeneinander. Vielleicht verkaufen Sie Ersatzteile, führen eine Reparatur durch und verrechnen eine wiederkehrende Dienstleistung. Welche Angaben werden jeweils gebraucht? Welche Dokumente entstehen daraus? An welcher Stelle übertragen Sie heute dieselben Informationen erneut? Diese Fragen zeigen genauer als eine lange Funktionsliste, welche Unterstützung Ihnen im Alltag wirklich hilft.
Bei DSTA bilden Kunden, Artikel, Material und Leistungen die Grundlage der Dokumenterstellung. Wiederkehrende Angaben lassen sich dadurch zusammenhängend verwenden. Trotzdem bleibt eine Kontrolle des einzelnen Auftrags wichtig: Der Kunde kann eine andere Rechnungsadresse wünschen, eine Menge kann sich verändert haben oder ein vereinbarter Preis gilt nur für diesen Auftrag. Ein gepflegter Stammdatensatz ersetzt keine bewusste Prüfung des aktuellen Vorgangs.
Das Basispaket unterstützt Offerten, Auftragsbestätigungen, normale Rechnungen und Gutschriften. Schweizer QR-Zahlteile und die Übersicht über offene Rechnungen gehören ebenfalls zum Grundumfang. Wenn Ihre drei Beispielvorgänge damit vollständig abgebildet werden können, haben Sie bereits eine belastbare Auswahlgrundlage. Erst danach lohnt sich der Blick auf Zusatzfunktionen, die besondere Abläufe erleichtern.
Vier Pakete entlang Ihrer Arbeitsweise vergleichen
Basis richtet sich an Unternehmen, die ihre tägliche Dokumenterstellung und Zahlungskontrolle organisieren möchten. Sie erfassen Kunden und Positionen, erstellen die erforderlichen Geschäftsdokumente und behalten offene Beträge im Blick. Eigene Firmentexte, Logo und die vorgesehenen Gestaltungseinstellungen helfen dabei, einen konsistenten Auftritt zu erreichen. Der Schwerpunkt liegt auf einer verständlichen Büroarbeit ohne zusätzliche Projektorganisation.
Plus ergänzt Projekte und Objekte sowie die Aufnahme von Besichtigungen. Fotos, Notizen, Masse und Materialangaben können zu einem konkreten Vorhaben gehören. Wenn Sie vor der Ausführung vor Ort Informationen sammeln oder grössere Leistungen in mehreren Etappen abrechnen, sind solche Zusammenhänge besonders nützlich. Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen gehören deshalb zu diesem erweiterten Paketumfang.
Business erweitert die Arbeit unter anderem um Lieferscheine, gespeicherte Dokumentvorlagen und zusätzliche Exporte. Business Plus geht weiter in den Servicealltag: Kundenstandorte, Geräte, Serviceaufträge, Personaleinsätze und geprüfte Arbeitsrapporte werden miteinander verbunden. Entscheidend ist also, ob Sie lediglich Dokumente schreiben, projektbezogen arbeiten oder einen Servicebetrieb koordinieren. Die aktuellen Preise und die verbindlichen Leistungsangaben finden Sie im Paketvergleich.
Den ersten Kunden und die ersten Positionen vorbereiten
Für den Start brauchen Sie keinen vollständigen Artikelkatalog mit sämtlichen denkbaren Leistungen. Wählen Sie zunächst einen typischen Kunden und einige regelmässig verwendete Positionen. Erfassen Sie deren Bezeichnungen so, dass auch eine andere Person die Leistung versteht. Eine interne Kurzform wie «Arbeit extra» ist auf einer Kundenrechnung häufig weniger hilfreich als eine konkrete Beschreibung mit nachvollziehbarer Menge und Einheit.
Trennen Sie Material und Arbeitsleistungen dort, wo dies Ihrem Angebot entspricht. Prüfen Sie, ob Sie Stunden, Stückzahlen, Meter oder einen vereinbarten Pauschalbetrag verwenden. Ein falscher Einheitspreis kann sonst bei jeder späteren Übernahme wieder auftauchen. Die anfängliche Sorgfalt in den Stammdaten zahlt sich deshalb gerade bei oft wiederholten Positionen aus.
Verwenden Sie für die erste Erprobung einen bewusst vorbereiteten Entwurf. Kontrollieren Sie Firmenangaben, Empfänger, Positionen, Zahlungsbedingungen und das erzeugte PDF. Wenn mehrere Personen später mitarbeiten, sollten sie dieselben Begriffe und Artikelnummern verwenden. Ein kurzer gemeinsamer Standard verhindert, dass nahezu identische Leistungen unter unterschiedlichen Namen angelegt werden und der Katalog bereits nach wenigen Wochen unübersichtlich wird.
Vom Angebot zur nachvollziehbaren Rechnung
Ein guter Dokumentablauf hält zusammen, was zu einem Auftrag gehört. Aus einem vorbereiteten Angebot entsteht bei Annahme die weitere Bearbeitung. Änderungen des Kunden sollten dabei erkennbar bleiben: Zusätzliche Leistungen, ein anderer Ausführungstermin oder ein reduzierter Umfang können die spätere Rechnung beeinflussen. Prüfen Sie deshalb vor der nächsten Dokumentart, ob die übernommenen Angaben noch dem tatsächlich vereinbarten Auftrag entsprechen.
In den dafür vorgesehenen Abläufen des DSTA-Rechnungsprogramms können Sie Folgedokumente aus vorhandenen Belegen erstellen. Die Übernahme spart erneutes Erfassen, überträgt aber nicht die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit. Eine Auftragsbestätigung beantwortet eine andere Frage als eine Rechnung. Ein Lieferschein dokumentiert eine Lieferung und steht in Business beziehungsweise Business Plus zur Verfügung.
Bevor Sie ein Dokument ausstellen, betrachten Sie das PDF aus Sicht des Empfängers. Ist die Leistung verständlich? Stimmen Adresse, Beträge und Bankangaben? Ist eine vereinbarte Etappe erkennbar? Bewahren Sie ausgestellte Originale und nutzen Sie den vorgesehenen Korrekturablauf, wenn später etwas geändert werden muss. So bleibt verständlich, welche Fassung der Kunde tatsächlich erhalten hat.
Zahlungseingänge ohne falsche Annahmen kontrollieren
Eine Rechnung ist nicht bezahlt, nur weil sie erstellt oder verschickt wurde. Für die Zahlungskontrolle braucht es einen tatsächlichen Eingang und seine korrekte Zuordnung. DSTA unterstützt die manuelle Erfassung sowie den Zahlungsabgleich anhand einer Bank-CSV. Eine direkte automatische E-Banking-Verbindung ist im beschriebenen Softwareumfang nicht enthalten. Planen Sie deshalb einen regelmässigen Zeitpunkt ein, an dem Sie die vorhandenen Zahlungseinträge prüfen.
Bei mehreren offenen Rechnungen desselben Kunden reicht ein passender Name häufig nicht aus. Vergleichen Sie Betrag, Zahlungsdatum und weitere verfügbare Angaben. Eine Überweisung kann mehrere Rechnungen betreffen, und eine einzelne Rechnung kann in Teilbeträgen beglichen werden. Lassen Sie einen unklaren Fall offen, bis die Zuordnung nachvollziehbar ist, statt ihn vorschnell als erledigt zu kennzeichnen.
Vor einer Mahnung kontrollieren Sie den aktuellen Stand erneut. Vielleicht ist eine Zahlung zwischenzeitlich eingegangen oder eine Beanstandung noch in Klärung. Mahnungen werden nach Ihrer Prüfung ausgelöst. Diese bewusste Entscheidung hilft, unnötige Erinnerungen zu vermeiden und den Kontakt zu Ihren Kunden sachlich zu halten. Die Software liefert die Übersicht; die konkrete Beurteilung bleibt bei Ihrem Betrieb.
Gemeinsam arbeiten, ohne Zugänge zu teilen
Alle vier Pakete werden online im Browser verwendet. Sie können damit im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten, sofern die jeweilige Funktion eine Verbindung zum Dienst hat. Mehrere Geräte sind dabei etwas anderes als mehrere Benutzer. Jede mitarbeitende Person sollte einen eigenen Zugang erhalten, damit Freigaben und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben.
Basis und Plus enthalten jeweils einen Benutzer, Business und Business Plus jeweils zwei. Der Kontoinhaber zählt mit. Weitere Benutzerplätze werden zu den angezeigten Konditionen zusätzlich gebucht. Über die vorgesehenen Rollen und Bereichsrechte legen Sie fest, welche Aufgaben eine Person übernehmen darf. Wer Kundendaten bearbeitet, braucht beispielsweise nicht automatisch dieselben Rechte wie die Person, die das Abonnement verwaltet.
Denken Sie auch an Veränderungen im Team. Prüfen Sie bei einem Austritt den Zugang und die noch offenen Aufgaben. Die Deaktivierung einer Person und die Kündigung eines bezahlten Zusatzplatzes sind unterschiedliche Vorgänge. Die dazugehörigen Einstellungen und Vertragsangaben sollten deshalb bewusst kontrolliert werden. Ein sauber organisierter Zugang ist ein Teil des Arbeitsablaufs und keine einmalige Aufgabe nur bei der Einrichtung.
Ihre Auswahl mit einem konkreten Ablauf abschliessen
Beurteilen Sie das Rechnungsprogramm anhand eines vollständigen Beispielvorgangs: Kunde auswählen, Leistung erfassen, Entwurf prüfen, Dokument ausstellen und den späteren Zahlungseingang nachvollziehen. Wenn Ihr Betrieb projektbezogen arbeitet, ergänzen Sie eine Besichtigung oder eine Teilabrechnung. Für einen Servicebetrieb gehören zusätzlich die relevanten Geräte- und Rapportinformationen in die Erprobung des passenden Pakets.
Halten Sie dabei fest, an welchen Stellen Sie eine Entscheidung treffen müssen. Welche Person prüft Preise? Wer bestätigt die ausgeführte Leistung? Wer kontrolliert Zahlungen? Wenn diese Zuständigkeiten geklärt sind, lässt sich das Programm wesentlich gezielter einrichten. Eine zusätzliche Funktion bringt vor allem dann Nutzen, wenn sie eine konkrete Aufgabe in Ihrem Betrieb unterstützt.
Der DSTA-Softwarebereich hat eine eigene Registrierung und Anmeldung. Buchhaltung, Steuerbearbeitung und andere Treuhandleistungen werden separat vereinbart. Sie wählen damit gezielt ein Werkzeug für die eigene Arbeit und können bei Bedarf zusätzliche Unterstützung anfragen. Starten Sie mit dem Paket, das Ihre heutigen Abläufe abdeckt, und prüfen Sie spätere Erweiterungen anhand eines tatsächlichen betrieblichen Bedarfs.